Quickbooks
Queridos lectores,
Michael está empezando su negocio y reconoce el hecho de que carece de agudeza para la contabilidad, particularmente llevando los libros. Él pregunta: “¿hay algún consejo de contabilidad que le darían a las pequeñas empresas?”
Josh: Michael claramente reconoce el hecho de que si tiene buenos registros financieros, podrá manejar deudas, depósitos y artículos entregados a crédito mediante el uso de facturas registradas. Sin una administración adecuada de todas las finanzas de su empresa, puede terminar en quiebra antes de que su inversión siquiera se expanda. Warren Buffett, el inversionista más rico del mundo, dijo una vez que “la contabilidad es el lenguaje de los negocios” y ciertamente hay verdad en esa afirmación.
Pedro: También estoy de acuerdo con eso. Los propietarios de pequeñas empresas más exitosos atribuyen parte de su éxito a un excelente mantenimiento de registros. Registran cada gasto y cada depósito en el que incurre el negocio a fin de minimizar los costos innecesarios y, por lo tanto, reducir el costo de funcionamiento del negocio. Por otro lado, tener buenos registros financieros hará que sea menos probable que paguen impuestos sobre dinero que no es un ingreso.
Josh: Entonces, ¿qué recomendarías a los dueños de negocios como Michael, Pedro?
Pedro: Primero, el dueño de una empresa debe monitorear implacablemente las facturas del negocio. Como propietario del mismo, ellos saben que las facturas no pagadas o atrasadas afectarán inmediatamente su flujo de efectivo y, en última instancia, el estado general de su negocio. No permitan que los clientes o proveedores permanezcan con su dinero por mucho tiempo. En segundo lugar, los dueños de negocios también deben separar las cuentas por cobrar —el dinero que los clientes deben a la empresa por el trabajo realizado o los bienes recibidos— de los fondos adeudados. Mezclar fondos por parte de los clientes junto con los fondos que la empresa ha tomado prestados puede generar confusión y problemas más adelante. Por último, los propietarios de negocios exitosos asignan tiempo cada semana para revisar sus libros. Esto los mantendrá informados sobre el estado de su negocio. Al hacerlo, podrán administrar su flujo de efectivo, conocer sus gastos semanales así como estar bien informados sobre la facturación actual. Revisar sus libros regularmente también les permite monitorear y evaluar los ingresos y gastos semanales incurridos por el negocio.
Josh: Ésas son tres grandes sugerencias, Pedro. También sugiero que encuentren algún software simple de contabilidad, que tenga la capacidad de mantener registros de los ingresos y los fondos prestados por separado para realizar seguimientos fáciles y rápidos siempre que sea necesario. Esto les ayudará a dar seguimiento de lo que es suyo y de lo que se le debe al negocio. Un buen programa de software les brinda la oportunidad de acceder a su estado financiero en cualquier momento.
Pedro: Pueden elegir hacerlo ellos mismo y usar un software de contabilidad como Quickbooks. O pueden subcontratar a un tenedor de libros de medio tiempo local o en la nube. La mayoría de las empresas tienden a hacerlo ellos mismos inicialmente. El truco con este enfoque es la autodisciplina. ¡Tienen que cumplirlo, incluso cuando es más divertido, satisfactorio o simplemente más sencillo trabajar en el negocio mismo!
Josh: Mencionaste Quickbooks. Otras opciones para el software de contabilidad en línea que pueden utilizar para su negocio incluyen: Kashoo, Invocera, Xero y Quickbooks en línea. ¿Hay algún programa de software que recomendarías?
Pedro: Sí. Quickbooks tiende a ser el más popular. Y, de hecho, HEDC está comenzando una nueva clase de “Contabilidad básica y QuickBooks” el 21 de agosto, impartida por un QuickBooks ProAdvisor certificado. Éste es un curso de 6 semanas para propietarios de pequeñas empresas que desean tomar el control de sus finanzas. La clase se reúne los martes y jueves de 6:00 a 8:30 p.m. y sólo cuesta $150, que cubre materiales y refrigerios. Algunas becas están disponibles. Para registrarse, o para obtener más información, comuníquense con Sonia López en slopez@kchedc.org ó 816-221-3442.
Josh: ¡Suena como la manera perfecta de empezar, y para quitar un poco del miedo a llevar sus libros!
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